Base de datos con fotos en Excel en Macros VBA

Crea base de datos con fotos en Excel usando Macros VBA entro del programa, sin otros programas, a partir de un código que verás y aprenderás a usar, podrás crear tu propia base de datos con fotos desde Excel.

🔴 Duración: 29:51 min

¿Qué es una base de datos en Excel?

🧠 La base de datos en Excel, es una herramienta que podemos utilizar para tramitar la información, mantenerla ordenada y estructurada, con el fin de que podamos encontrar los datos de manera fácil. Siempre las vamos a poder emplear para tener registro de nuestros clientes con datos importantes como valores de compras, reservas, fechas, etc. Además, podemos utilizar una base de datos para organizar nuestro trabajo, controlar y gestionar el inventario o el stock de los almacenes.

Ejemplos:

• Puedes emplear una base de datos para registrar la asistencia en clase de tus alumnos, en el caso de que tu profesión sea la de enseñar.
• Para medir o hacer un seguimiento a tu estado físico o de salud
• Puedes tener una base de datos personal con funciones que te permitan almacenar contactos, teléfonos, email, etc.

Ventajas y desventajas de la base de datos en Excel

🤔 De igual forma que cualquier otra herramienta, función o resoluciones en cualquier objeto o programa tiene sus respectivas ventajas y desventajas, las cuales serán empleadas para la creación de una base de datos.

Ventajas

• Una de las ventajas de hacer una base de datos en Excel es la facilidad de buscar y filtrar la información, lo cual, facilita encontrar los datos de manera rápida.
• Puedes trabajar en la nube. Si tienes el archivo en OneDrive puedes hacer que varias personas puedan trabajar con la misma base de datos. Por lo cual, podrán ver toda la información y editarla al mismo tiempo.
• Si ya cuentas con el programa de Microsoft Excel no tendrás que comprar y gastar dinero extra en otras plataformas.

Desventajas

• Dentro de las desventajas tenemos la automatización de los procesos que se debe hacer de forma manual, por lo menos en un principio, y esto puede tomarte tiempo a ti o a tu equipo.
• Al ser editable es posible la presencia de errores humanos, sobre todo cuando compartimos la base de datos en la nube.
• Debes saber al menos un mínimo del funcionamiento de la herramienta de Excel, de lo contrario se te va a dificultar bastante la manipulación de la base de datos en Excel.

HABILITAR PARA MACROS

✅ El primer paso para crear una base de datos desde 0 en Excel es habilitar el archivo para macros guardándolas en ese estilo y tipo de formato

Tener en cuenta que:

Todos los archivos usados en este ejercicio deberán ser guardados en una misma carpeta llamada “empleados Excel” y sub carpeta dentro de la primera llamada “empleados” esto con un fin de escoger las rutas determinadas para cada acción.

Las imágenes de los empleados deberán contener un código consecutivo sin repetir, porque ocasionaría errores, además todas las fotos deben ser de un mismo tamaño, para no crear alteraciones en la forma.

Diseñar la base de datos

✍ Esta parte de la creación de la base de datos depende del usuario, y sus necesidades, por ende, solo te presentaremos un ejemplo de interfaz, la creación de esta es a tu imaginación como insertar formas, cuadro de texto, títulos, etc.

✍ Lo único a tener en cuenta es que debemos tener una hoja alterna de la cual cargarán los datos que vayamos buscando mediante una tabla con el nombre que deseamos, debido a que no introducirán nuevos datos desde el indicador de empleados, sino desde la BD.

Palabras del código de base de datos

⭐ Debes comprender estas primeras palabras que son usadas durante la elaboración del código de macros para la BD en Excel:

• Rutaimagen: como su nombre lo dice, hace llamado a la ruta de la imagen
• ActiveSheet: Indica a la hoja activa
• Shapes: la propiedad de forma
• Fill: rellenar
• UserPicture: Usar imagen
• Range: rango de celda
• Value: Valor
• On error Goto: En caso de existir un error
• Exit Sub: finalizar macro
• Msgbox: ventana emergente

Buscar empleados en la base de datos Excel

🟢 Tomaremos la celda a partir del código de empleado para realizar la búsqueda de los datos de empleados con ayuda de la función BuscarV(), escribimos su función y seleccionamos la celda del código de empleado, el nombre de la tabla de datos que tenemos, el número de la columna y el valor falso.

=BUSCARV(D4;EMPLEADOS;2;FALSO)

🟢 Rellenamos los demás cuadros de datos del empleado, como apellido, edad y cargo, en caso de tener más añadirlos de la misma forma, seleccionando la celda del código, nombre de la tabla y número de columnas con el falso, recuerda que todo es separado por “;”.

=BUSCARV(D4;EMPLEADOS;3;FALSO)
=BUSCARV(D4;EMPLEADOS;4;FALSO)
=BUSCARV(D4;EMPLEADOS;6;FALSO)

Agregar fotos a la Base de datos Excel

😉 Para agregar las fotos a Excel debemos añadir una forma de un tamaño específico y nombrarla como “Foto” para tener una referencia a esta forma más adelante.

😉 En una de las celdas fuera de tu plantilla escribimos la siguiente fórmula que hará un llamado de referencia a las imágenes “.jpg” seleccionando la celda de código y uniéndola con el símbolo “&” el cuál si no sabes usarlo puedes visitar su artículo dando clic Aquí, luego se une con la extensión “.jpg”.

Código de base de datos con fotos Excel

🌐 Ahora podemos insertar el código dentro del Visual Basic, para ello damos clic derecho en la hoja de plantilla y cambiamos los datos de general a Worksheet y evento “change” de la siguiente forma:

La primera fila del código indicará la ruta de la imagen de la cual tomaremos las fotos, para ubicarla debes ir a la carpeta de ubicación y copias la ruta señalada en la imagen.

🌐 Una vez pegada la ruta de imagen, agregas un “&” con el nombre de la hoja entre paréntesis, y el rango de la celda que hace referencia al llamado de la imagen “.jpg”. La segunda fila del código indica que la forma llamada “foto” se rellenará usando la imagen que llame la ruta de imagen de la primera fila de la siguiente manera:

Mensaje datos no encontrados en BD Excel

🤓 Tomando en cuenta que puedes tener un límite de datos buscados, debes considerar un mensaje de error para los datos no encontrados, es decir, agregamos el siguiente código dentro del Visual Basic considerando un error de datos.

⭐ Debemos tener una imagen que muestre, que no tenemos datos de esa persona o código ingresado para pegar la ruta de imagen de esa persona como se muestra en la imagen.

Código de base de datos con fotos en Excel

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

On Error GoTo Errores

rutaimagen = "C:\Users\Usuario\Desktop\EMPLEADOS_EXCEL\EMPLEADOS\" & Sheets("Plantilla").Range("H4").Value
ActiveSheet.Shapes(fotos).Fill.UserPicture ("rutaimagen")

Errores:
ActiveSheet.Shapes("fotos").Fill.UserPicture ("C:\Users\Usuario\Desktop\EMPLEADOS_EXCEL\EMPLEADOS\No_encontrado.jpg")
MsgBox ("empleado no encontrado")

End Sub

Descargar plantilla del ejercicio

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A continuación, te presentaré unos videos relacionados, para que sigas aprendiendo con nosotros:

👉 Cómo crear una base de datos en Excel con Formulario

👉 Como crear una BASE DE DATOS en Excel 2023

Cómo crear un formulario de ingreso de datos en Excel