Como crear una BASE DE DATOS en Excel 2023

La base de datos en Excel, es una herramienta que podemos utilizar para tramitar la información, mantenerla ordenada y estructurada, consta de una serie de código fáciles de entender, y te brindaremos toda la ayuda posible para que puedas crear una base de datos en Excel muy rápido y sencillo

🔴 Duración: 01:04:41 hrs

¿Qué es una base de datos en Excel?

🧠 La base de datos en Excel, es una herramienta que podemos utilizar para tramitar la información, mantenerla ordenada y estructurada, con el fin de que podamos encontrar los datos de manera fácil. Siempre las vamos a poder emplear para tener registro de nuestros clientes con datos importantes como valores de compras, reservas, fechas, etc. Además, podemos emplear una base de datos para organizar nuestro trabajo, controlar y gestionar el inventario o el stock de los almacenes.

Ejemplos:

• Puedes usar una base de datos para registrar la asistencia en clase de tus alumnos, en el caso de que tu profesión sea la de enseñar.
• Para medir o hacer un seguimiento a tu estado físico o de salud
• Puedes tener una base de datos personal con funciones que te permitan almacenar contactos, teléfonos, email, etc.

Ventajas y desventajas de la base de datos en Excel

🤔 De igual forma que cualquier otra herramienta, función o resoluciones en cualquier objeto o programa tiene sus respectivas ventajas y desventajas, las cuales serán empleadas para la creación de una base de datos.

Ventajas

• Una de las ventajas de hacer una base de datos en Excel es la facilidad de buscar y filtrar la información, lo cual, facilita encontrar los datos de manera rápida.
• Puedes trabajar en la nube. Si tienes el archivo en OneDrive puedes hacer que varias personas puedan trabajar con la misma base de datos. Por lo cual, podrán ver toda la información y editarla al mismo tiempo.
• Si ya cuentas con el programa de Microsoft Excel no tendrás que comprar y gastar dinero extra en otras plataformas.

Desventajas

• Dentro de las desventajas tenemos la automatización de los procesos que se debe hacer de forma manual, por lo menos en un principio, y esto puede tomarte tiempo a ti o a tu equipo.
• Al ser editable es posible la presencia de errores humanos, sobre todo cuando compartimos la base de datos en la nube.
• Debes saber al menos un mínimo del funcionamiento de la herramienta de Excel, de lo contrario se te va a dificultar bastante la manipulación de la base de datos en Excel.

HABILITAR PARA MACROS

✅ El primer paso para crear una base de datos desde 0 en Excel es habilitar el archivo para macros guardándolas en ese estilo y tipo de formato

Diseñar la base de datos

✍ Esta parte de la creación de la base de datos depende del usuario, y sus necesidades, por ende, solo te presentaremos un ejemplo de interfaz, la creación de esta es a tu imaginación como insertar botones, cuadro de texto, títulos, etc.

✍ Lo único a tener en cuenta es que debemos crear una hoja alterna en la cual se guardarán los datos que vayamos introduciendo en la base de datos con una misma cantidad de cuadros según lo insertado

Palabras del código de base de datos

⭐ Debes comprender estas primeras palabras que son usadas durante la elaboración del código de macros para la BD en Excel:

• Sheets: Hoja
• Range: Rango
• Select: Seleccionar
• Copy: Copiar
• Paste: Pegar
• PasteSpecial: Pegado especial
• PasteValues: Pegado de valores
• EntireRow.Insert: Insertar una fila
• Sub-End: Son los corchetes principales para crear un código, sin su presencia no se valida la asignación.
• If-End If: Esta estructura determina una condicional “SI” un dato es…
• Emty Then: celdas vacías
• msgbox: Ventana emergente
• Exit Sub: cancelar ejecución de la macro
• Or: significa continuación “o”

Crear macros de la base de datos Excel

😉 Como se dijo anteriormente, la creación del diseño de la BD y sus botones dependerá del usuario, aunque los botones que no deben faltar son los del grabado de datos, limpiar los datos.

Por ende, estaremos asignando la macro a estos botones, de acuerdo a su función:

Botón grabar datos en Base de datos Excel

🤓 Para entender la grabación de datos es importante comprender las acciones antes del grabado, comprendiendo la siguiente imagen que será la estructura del código de grabado de datos:

Sub Grabar()
Sheets("BASE DATOS").Select 
Range("A3").EntireRow.Insert
Sheets("REGISTRO").Select

🤓 En este primer código le indicamos al botón que nos lleve a la hoja de “BASE DATOS”, que ingrese una fila debajo de los encabezados y regrese a la hoja Registro

|Copiando el nombre
Range ("F11") .Copy
Sheets ("BASE DATOS") .Select
Range ("C3") .PasteSpecial xlPasteValues

📌 La segunda parte del código que indica que una vez dentro del registro podemos copiar e dirigirnos nuevamente a la hoja “BASE DATOS” y realizar un pegado especial únicamente de valores en la celda debajo de su encabezado respectivo.

🤓 Ahora que entendemos los pasos del grabar los datos dentro de la BD podemos insertar el código dentro del Visual Basic, para ello damos clic derecho en la hoja de registro y entramos a un módulo, dentro pegaremos el siguiente código

Sub Grabar()
Sheets("BASE DE DATOS").SelectRange("B5").EntireRow.Insert

Sheets("REGISTRO").Select

''Copiando el nombre

Range("F6").Copy

Sheets("BASE DE DATOS").Select

Range("C5").PasteSpecial xlPasteValues

''Copiando apellido

Sheets("REGISTRO").Select

Range("F7").Copy

Sheets("BASE DE DATOS").Select

Range("D5").PasteSpecial xlPasteValues

End Sub

✍ Seguiremos copiando los datos según los recuadros que tengamos, como apellidos, teléfono, edad, etc.

📌 Algo muy importante que debes tomar muy en cuenta es la creación de los códigos que muchas veces son la mayor fuente de búsqueda para identificar un objeto, persona, etc. Estos debes ser únicos y no se deben repetir, para ello en la celda del código insertamos la siguiente fórmula seleccionando el recuadro de la tabla BD

=MAX(Tabla1[Código])+1

Esto hará que siempre se aumente un número al código generando así un infinito de dígitos sin repetir

Evitar datos vacíos en Base de datos Excel

🟢 Para este paso también existe un código predeterminado el cual podrás copiar y pegar en tu código, esta estructura deberá ir al principio del código de esta manera:

Está indicando que si una de las celdas de llenado están vacías, entonces nos aparezca un mensaje de error y no se ejecute la grabación innecesaria.

If Range("F6") = Empty Or Range("F7") = Empty Or Range("f8") = Empty Or Range("I6") = Empty Or Range("I7") = Empty Or Range("f4") = Empty Then
MsgBox ("Dato Vacio")
Exit Sub
End If

📌 Recuerda que al igual que al eliminar los datos también debes limpiarlos después de guardarlos, es decir, luego de grabar los datos se deben limpiar para insertar unos nuevos, para ello debes finalizar el código de la macro grabar con este código:

Sheets ("REGISTRO") .Select
limpiar

Botón de limpiar Base de datos Excel

✍ Como vimos, la creación del botón grabado de datos consta de muchos pasos, pero para limpiarlos solo se requiere del siguiente código muy corto:

Sub limpiar()
Range("F6").Value = Empty

Range("F7").Value = Empty

Range("F8").Value = Empty

Range("I6").Value = Empty

Range("I7").Value = Empty

End Sub

Asignar macros a Base de Datos Excel

💾 Ahora que hemos creado la base de datos y sus macros solo hace falta asignar las macros a sus botones, dando clic derecho en asignar macro seleccionamos la opción según el nombre del botón y macro de esta manera.

Eliminar parpadeo de Excel

✅ Uno de los inconvenientes para algunos usuarios al crear estas macros es que al ejecutarse se crea un parpadeo de la ventana molesto, para eliminarlo podemos actualizarlo mediante el siguiente código el cual pegamos al inicio del código, puedes ver un artículo por si tienes más dudas dando clic Aquí:

Application.ScreenUpdating = False

Código de base de datos con botones, limpiar y grabar en Excel

Sub Grabar()
Application.ScreenUpdating = False

If Range("F6") = Empty Or Range("F7") = Empty Or Range("f8") = Empty Or Range("I6") = Empty Or Range("I7") = Empty Or Range("f4") = Empty Then
MsgBox ("Dato Vacio")
Exit Sub
End If

Sheets("BASE DE DATOS").Select
Range("B5").EntireRow.Insert
Sheets("REGISTRO").Select

''Copiando el nombre
Range("F6").Copy
Sheets("BASE DE DATOS").Select
Range("C5").PasteSpecial xlPasteValues

''Copiando apellido
Sheets("REGISTRO").Select
Range("F7").Copy
Sheets("BASE DE DATOS").Select
Range("D5").PasteSpecial xlPasteValues
''Copiando edad
Sheets("REGISTRO").Select
Range("F8").Copy
Sheets("BASE DE DATOS").Select
Range("E5").PasteSpecial xlPasteValues
''Copiando dirección
Sheets("REGISTRO").Select
Range("I6").Copy
Sheets("BASE DE DATOS").Select
Range("G5").PasteSpecial xlPasteValues
''Copiando telefono
Sheets("REGISTRO").Select
Range("I7").Copy
Sheets("BASE DE DATOS").Select
Range("F5").PasteSpecial xlPasteValues
''Copiando CODIGO
Sheets("REGISTRO").Select
Range("F4").Copy
Sheets("BASE DE DATOS").Select
Range("B5").PasteSpecial xlPasteValues

Sheets("REGISTRO").Select
limpiar

End Sub


Sub limpiar()

Range("F6").Value = Empty
Range("F7").Value = Empty
Range("F8").Value = Empty
Range("I6").Value = Empty
Range("I7").Value = Empty

End Sub

Descargar plantilla del ejercicio

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A continuación, te presentaré unos videos relacionados, para que sigas aprendiendo con nosotros:

👉 Cómo crear una base de datos en Excel con Formulario

👉 Como hacer una Base de Datos en Excel

Cómo crear un formulario de ingreso de datos en Excel