Como crear múltiples listas desplegables dependientes en Excel

Descubra como crear múltiples listas desplegables dependientes en Excel para facilitar la entrada de datos y mejorar la precisión, aprenderás también cómo utilizar la función INDICE y COINCIDIR para vincular listas desplegables y cómo personalizar tus múltiples listas dependientes en Excel para que se ajusten a tus necesidades.

🔴 Duración: 25:05 min

¿Qué son las listas dependientes en Excel?

🧠 Las listas dependientes en Excel son aquellas en las que el contenido de una lista depende del valor seleccionado en otra lista. Es decir, al elegir un valor de la primera lista, se filtra la información de la segunda lista para mostrar únicamente los valores que corresponden a la opción seleccionada en la primera.

Por ejemplo, supongamos que tenemos dos listas en Excel, una de países y otra de ciudades. Si creamos una lista dependiente, al seleccionar un país en la primera lista, la segunda lista se actualizará para mostrar únicamente las ciudades que pertenecen a ese país.

Insertar listas independientes en Excel

🟢 Dando un clic en la celda respectiva para insertar la lista, paso seguido nos dirigimos a la pestaña datos y elegimos la opción que nos muestre la validación de datos como se muestra en la imagen.

Luego en la siguiente ventana emergente damos clic en “permitir” y entre sus opciones seleccionamos la opción “lista”; dentro del origen seleccionamos el rango de lista de países que serían los encabezados de nuestra tabla.

Crear listas dependientes en Excel

🟢 Estas listas serán las que dependan de la primera elección, es decir, dependerán del contenido de la primera lista independiente.

Dentro de la siguiente celda del costado derecho a la primera lista independiente, introduciremos la siguiente fórmula, la cual está únicamente establecida para este ejercicio, si quieres adecuar tu ejercicio a otra tabla recuerda cambiar la matriz.

🔵 Si se te dificulta el entendimiento sobre esta fórmula, es recomendable ver el video en el minuto 05:16. Damos clic en la celda y nuevamente usamos la herramienta de validación de datos, pegamos toda la siguiente fórmula dentro del origen.

=DESREF(B4;1;COINCIDIR(G5;B4:E4;0)-1;CONTARA(DESREF(B4;1;COINCIDIR(G5;B4:E4;0)-1;50;1));1)

Funciones utilizadas dentro del ejercicio

Función DESREF

⭐ La función =DESREF indica que al utilizarse nos devuelve una celda o un rango de celdas según la posición del cual le indiquemos, puedes ver el siguiente artículo para tener más información sobre esta función.

Función COINCIDIR

⭐ La función coincidir, nos ayuda a localizar un elemento dentro de un rango de celdas y nos devuelve su posición. En otras palabras, la función COINCIDIR nos ayuda a obtener el número de fila que ocupa el elemento buscado.
De igual forma podrás encontrar un artículo completo sobre esta función dando clic Aquí.

Segunda lista dependiente en Excel

🟢 En este ejercicio tenemos hasta 3 listas dependientes en las cuales se demuestran los departamentos según el país, para agregar la última lista dependiente copiamos y pegamos la siguiente fórmula en una celda al costado de las demás listas, recordemos que si tenemos una tabla diferente debemos cambiar la matriz de la fórmula.

=DESREF(K4;1;COINCIDIR(H5;K4:U4;0)-1;CONTARA(DESREF(K4;1;COINCIDIR(H5;K4:U4;0)-1;10;1));1)

Agregar macros a listas dependientes en Excel

Para terminar con nuestra lista dependiente en Excel, agregamos las macros que borrarán el contenido que no se debe ver según la cantidad de datos en la tabla.

Habilitar para macros

✍ Antes de empezar a ingresar un código de macros debemos guardar el archivo en guardar como y en tipo de formato de libro lo guardamos con el tipo “Habilitado para macros, caso contrario ningún código podrá ejecutarse.

Crear macros para listas dependientes

🏅 Dentro de la hoja que contenga las listas dependientes, damos clic en ver código, y cambiamos los valores predeterminados por el “Worksheet” y “change” de la siguiente manera.

✍ Dentro de la estructura del código pegamos las siguientes filas, recordemos siempre que si no está ubicada del mismo mod que la imagen debemos cambiar los valores de las columnas y filas:

If Target.Address = "$G$5" Then
Range("H5") = ""
Range("H6") = ""
End If
If Target.Address = "$H$5" Then
Range("H6") = ""
End If

Resultado de las listas dependientes en Excel

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A continuación, te presentaré unos videos relacionados, para que sigas aprendiendo con nosotros:

👉 Como hacer listas desplegables independientes en Excel

⭐ Lista desplegable independiente en Excel

👉 Como convertir un texto a Mayúscula y Minúscula en Excel (con Macros )